نرم افزار اتوماسیون اداری
نرم افزار اتوماسیون اداری چیست؟
تعریف نرم افزار اتوماسیون اداری عبارت است از مجموعه روش های کاری نرم افزاری و سخت افزاری در جهت خودکارسازی(Automation)، ساماندهی و تسهیل در انجام مکاتبات اداری.
چرا نرم افزار اتوماسیون اداری؟
امروزه مزایای استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری بر هیچ کس پوشیده نیست و با توجه به بالغ شدن شرکتها و سازمانها در حوزه‌های مختلف به خصوص حوزه فناوری اطلاعات، نیازهای استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری بیش از پیش احساس می‌شود. به طور کلی استفاده از سیستم های حوزه اتوماسیون اداری میتواند نیازهای ارتباطی، مدیریت زمان و کار، دسترسی آسان، مطمئن، سریع، از راه دور به اطلاعات و البته با دقت، ایجاد نظام استاندارد مکاتبات، جلوگیری از گم شدن و از بین رفتن نامه ها و … را برطرف کند.
چرا نرم افزار اتوماسیون اداری کتیبه؟
خوشبختانه در حال حاضر، تعداد زیادی شرکت نرم افزاری در حوزه تولید نرم‌افزار اتوماسیون اداری
فعال هستند. تعدد این شرکتها، گزینه های انتخابی را زیاد می‌کند از طرفی
انتخاب نرم‌افزار مناسب را سخت تر می‌کند. دنبال شعار این نیستیم که بگوییم
بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری را داریم. ولی به عمل ثابت میکنیم که میزان رضایت مندی مشتریانمان بسیار بالاست. به دلایل زیر انتخاب نرم‌افزار اتوماسیون اداری کتیبه توصیه می‌شود:
مهمترین ویژگی نرم‌افزار اتوماسیون اداری کتیبه، ساده و روان بودن آن
می‌باشد. بدلیل استفاده عمومی از سیستم و به بیان دیگر استفاده در سطح کل
سازمان، افراد با هر سطح علمی بایستی بتوانند استفاده مناسب از سیستم داشته
باشند. در نرم افزار کتیبه امکاناتی تعبیه شده است تا کاربر بتواند با توجه به سلیقه خود محیط کاری استفاده از کتیبه را
به شکل مورد قبول خود تغییر دهد. تغییر در نمایش آیکنها، رنگ و فونت
فرمها، نمایش منوها، نمایش آلارمها و … همه در اختیار کاربر عادی قرار
می‌گیرد. فرایند آموزش نرم افزار اتوماسیون اداری در فضایی کاملا رویداد گرا متناسب با نیاز مشتری قابل ارائه خواهد بود.
سرعت مناسب بدون در نظر گرفتن حجم بالای اطلاعات و میزان همزمانی استفاده از سیستم یکی دیگر از ویژگی های بارز سیستم اتوماسیون اداری کتیبه است. بسیاری از کاربران سیستمهای اتوماسیون اداری غیر استاندارد، بعد از سالها به دلیل کندی و سرعت نامناسب سیستم، ناچار به تعویض سیستم و تحمیل به پرداخت هزینه های مهاجرت از سیستم قدیم به جدید را خواهند داشت. استفاده از الگوریتمهای رمزگذاری در سطح لایه Data به خصوص روی تصاویر نامه ها و پیوستها، در صورت سرقت سخت‌افزاری و ورود به لایه Data امکان دسترسی به اطلاعات به صورت غیر سیستماتیک (هک کردن) را بسیار سخت و امنیت سیستم را بالاتر می‌برد. همچنین مدیر سیستم میتواند با فراخوانی اطلاعات از Active directory امکان استفاده از Policy امنیتی ویندوز را در تعریف کاربر داشته باشد.
نکته دیگر در خصوص نرم افزار اتوماسیون اداری کتیبه استفاده در ۳ وضعیت اتوماسیون اداری تحت ویندوز (اتوماسیون اداری تحت شبکه)، نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب و به صورت نرم افزار offline می‌باشد که با توجه به نیاز مشتری قابل ارائه خواهد بود. قابلیت جذاب دیگر نرم افزار اتوماسیون اداری کتیبه اتصال به نرم افزار مدیریت گردش کار (WFM) و نرم افزار BPMS کتیبه است که کاربر را قادر می کند در یک رابط کاربری واحد از تمام فضای نرم افزار اتوماسیون اداری و نرم افزار BPMS استفاده نماید. سیستمهای مدیریت گردش کار و BPMS به عنوان بسترهای تولید فرم و فرایند به نوعی بسیار کاربردی بوده و پس از مکانیزه کردن مکاتبات و بایگانی الکترونیکی، نبودشان کامل احساس خواهد شد و در صورتیکه نرم افزار اتوماسیون اداری فاقد این بخشها را تهیه کنید در آینده‌ای نه چندان دور مشکلات عدیده‌ای نظیر مهاجرت به نرم‌افزار جدید خواهید داشت.
